Guia do comerciante para devoluções ACH e códigos de devolução ACH

Imagine uma empresa de retalho que acaba de lançar uma promoção de fim de semana e as transacções estão a chegar em massa.

Depois, um pesadelo.

Em vez de uma onda de pagamentos, começam a notar um pico de notificações do seu banco. Os pagamentos da Câmara de Compensação Automática (ACH) não puderam ser concluídos e foram devolvidos às contas bancárias dos clientes.

Pânico.

Isto é mais comum do que pensa. Isto porque há muitos factores que afectam o processamento de pagamentos ACH, como informações incorrectas ou contas inválidas. Estes factores vêm acompanhados dos códigos de devolução ACH correspondentes, que podem ser confusos de perceber.

Independentemente das razões, é como ter cheques sem cobertura ou recusas de cartões de crédito. Alguma coisa avaria pelo caminho e ninguém sai a ganhar. O cliente pode ser cobrado pela devolução e o comerciante pode perder uma venda. Juntamente com os chargebacks e outros tipos de pagamentos falhados, as devoluções ACH devem ser minimizadas a todo o custo.

Neste artigo, vamos discutir:

• O que são devoluções ACH
• Os códigos de retorno ACH comuns
• Como é que as empresas podem abordar estes códigos
• Como as empresas podem minimizar as devoluções ACH

O que são devoluções ACH?

As devoluções ACH ocorrem quando um pagamento eletrónico ou uma transferência de fundos (entrada ACH) efectuada através da rede ACH não pode ser processada. Estas devoluções abrangem tanto as entradas de débito como de crédito.

Assim que o pagador (o originador) inicia uma transação, o seu banco (a instituição financeira depositária originária ou ODFI) envia este registo para processamento ao operador ACH. O operador ACH transmite então o registo ao banco do destinatário (a instituição financeira depositária recetora ou RDFI). É a RDFI que envia uma notificação de devolução com um código de motivo de devolução de dois dígitos.

Por exemplo, digamos que um consumidor autorizou um serviço de streaming de música a debitar automaticamente o pagamento da sua subscrição mensal. Um cenário de devolução pode ser o seguinte:

• O RDFI (o banco do streamer) tenta transferir os fundos do ODFI (a conta do consumidor).
• A conta do consumidor não dispõe de fundos suficientes para cobrir o pagamento.
• O RDFI alerta o ODFI para o facto de esta iniciação de pagamento ter sido rejeitada, com um código correspondente (R01 para "Insufficient Funds").

Note que uma devolução ACH é diferente de um estorno ACH. O estorno ocorre quando o originador solicita o cancelamento de um pagamento ACH concluído. Isto deve-se, na maioria dos casos, a um erro do ordenante (como introduzir a conta bancária ou o montante em dólares errado). Em contrapartida, uma devolução ACH é um pagamento rejeitado.

Uma devolução também pode ocorrer numa data posterior. Isto significa que o pagamento ACH pode ser inicialmente processado e posteriormente rejeitado.

Isto é que são falsas esperanças, tanto para o cliente como para o comerciante!

Códigos de devolução ACH comuns

Existem atualmente 85 códigos de devolução ACH que podem afetar tanto as contas de consumidores como as de não consumidores. Estes códigos podem ser genericamente classificados em (1) problemas de conta e autorização, (2) erros de transação e (3) problemas operacionais e de conformidade. Em geral, os códigos de devolução ACH têm um prazo de resposta de dois dias úteis.

Eis alguns dos códigos mais comuns:

• R01: Fundos insuficientes
• R02: Conta encerrada
• R03: Sem conta/não foi possível localizar a conta
• R04: Estrutura do número de conta inválida (o número de conta não corresponde ao sistema de numeração do banco)
• R05: Débito não autorizado do consumidor utilizando o código SEC empresarial (foi efectuada uma transação sem a autorização do titular da conta, na maioria das vezes um pagamento recorrente)
• R06: ODFI Requested Return (o ODFI solicita a devolução da transação ACH, possivelmente devido a um erro de processamento)
• R07: Autorização revogada pelo cliente (o cliente acabou de revogar a autorização para um lançamento de débito periódico)
• R08: Pagamento interrompido (o cliente solicitou a interrupção de um processo de pagamento)
• R09: Fundos não cobrados (os fundos ainda não estão disponíveis na conta)
• R10: Originador desconhecido e/ou não autorizado a debitar a conta do destinatário (o destinatário comunica uma transação não autorizada, imprópria ou não elegível)

Outros códigos que podem não ser tão comuns, mas que é bom saber, são

• R13: Número de registo ACH inválido
• R15: Beneficiário ou titular da conta falecido
• R19: Erro no campo Montante
• R20: Conta sem transação (o pagamento foi enviado para uma conta limitada ou proibida)
• R23: Entrada de crédito recusada pelo destinatário (o montante mínimo não foi enviado, pelo que o destinatário devolveu a entrada)
• R24: Entrada duplicada
• R29: Não autorizado pelo cliente empresarial
• R67: Devolução em duplicado

Principais razões para as devoluções ACH

Para além da insuficiência de fundos, os motivos mais comuns para as devoluções ACH são:

• Informações incorrectas sobre a conta. Um simples erro de digitação na conta bancária ou no número de encaminhamento pode desencadear uma devolução.
• Problemas de autorização. O cliente não deu a autorização correta para os débitos automáticos.
• Contas fechadas e congeladas. A conta deixou de existir ou foi congelada devido a questões legais ou investigações em curso.

Efeitos negativos das devoluções ACH

Uma devolução ocasional pode ser um pequeno incómodo. Mas quando acontece constantemente (e em grandes quantidades), pode ser devastador. Estes incidentes podem perturbar o fluxo de caixa, aumentar os custos operacionais e afetar as relações com os clientes. 

Por exemplo, o comerciante teria de despender mão de obra e recursos para investigar o motivo da rejeição e informar o cliente desiludido para tentar efetuar um novo pagamento.

Taxas e coimas de devolução ACH

Para além disso, cada devolução pode ser acompanhada de uma taxa, que varia entre $2 e $5, que depende do processador de pagamentos e do código de devolução. Por exemplo, o ODFI paga ao RDFI $4,50 por cada devolução devida a um débito ACH não autorizado (R05).

Para além das taxas, as empresas que efectuam muitas devoluções (como débitos não autorizados) são multadas. Podem mesmo ser suspensas de efetuar transacções ACH. A Nacha, a associação bancária que supervisiona a rede ACH, estabeleceu um limite de 15% para a taxa global de devoluções. As empresas que ultrapassarem este limite serão sancionadas.

Como é que a sua empresa pode abordar os códigos de devolução ACH?

A interpretação destes códigos é o primeiro passo para os resolver eficazmente. Certifique-se de que sabe diferenciá-los e de que está constantemente atualizado sobre quaisquer alterações, adições ou eliminações. Acompanhar os anúncios da Nacha e os regulamentos do sector ajudá-lo-á a manter-se a par destes códigos.

Eis outras formas de abordar eficazmente as devoluções:

• Monitorizar e analisar as tendências das taxas de devolução: Analise as suas devoluções dos últimos meses e veja onde é que as coisas estão a falhar. Por exemplo, poderá ser necessário um melhor processo de autorização se existirem demasiados R10 (transacções não autorizadas).
• Comunique com os seus clientes: Muitos destes códigos podem ser resolvidos contactando o cliente e actualizando os seus registos. Verifique regularmente a sua base de dados para se certificar de que todos os números de conta estão corretos, incluindo a interrupção de pagamentos programados para aqueles que já cancelaram a sua assinatura/serviço. Contacte imediatamente os clientes sempre que houver avisos de insuficiência de fundos ou de suspensão de pagamentos.
• Estabelecer procedimentos de "nova tentativa": Muitos códigos são problemas temporários, como fundos não cobrados. Certifique-se de que dispõe de uma política/mecanismo que repete a transação após alguns dias.
• Saber quais as devoluções que podem ser contestadas (devolução não honrada): Uma devolução não honrada pode ser solicitada ao ODFI pelos seguintes motivos: a devolução era uma duplicata, foi mal encaminhada, não foi emitida dentro do prazo estabelecido ou continha informações incorrectas.

3 maneiras de minimizar os códigos de devolução ACH

Como em todas as coisas, é melhor prevenir do que remediar. Reveja as suas operações administrativas e os seus procedimentos de processamento de pagamentos para garantir que conseguem lidar com qualquer cenário potencial.

Eis algumas outras boas práticas:

• Adotar ferramentas de verificação mais fortes: Utilizar ferramentas de verificação de contas que garantam a exatidão, em especial os números de conta e de encaminhamento. Uma forma de o Trustly Pay garantir esta exatidão é através do nosso acesso em tempo real a dados financeiros de nível bancário, o que reduz as falsas recusas e maximiza as taxas de aprovação.
• Estabelecer um sistema sólido de gestão antifraude e de risco: Muitos dos códigos dizem respeito a actividades suspeitas ou fraudulentas, como o R39 (documento de origem incorreto), o R41 (código de transação inválido) e o R44 (número de identificação individual inválido). TrustlyO motor de risco da Web aborda estas questões utilizando a aprendizagem automática para analisar constantemente as transacções na sua base de comerciantes, a fim de identificar padrões e comportamentos suspeitos.
• Automatizar tarefas manuais: A introdução e o processamento manuais consomem muito tempo e são propensos a erros. A parceria com um processador de pagamentos pode simplificar todo o processo de transação para que não tenha de se preocupar com informações incorrectas ou desactualizadas. Por exemplo, a solução de comércio eletrónico da Trustly oferece um processamento de pagamentos de ponta a ponta, desde a integração até à iniciação e à cobrança.

Evitar códigos de devolução ACH com Trustly

Ajudámos algumas das maiores empresas dos EUA a cumprir as regras Nacha para devoluções ACH. Também o podemos ajudar a evitar fraudes ACH.

Os códigos de devolução ACH dão-lhe uma pista sobre onde poderá estar a ter problemas de pagamento. É necessário estabelecer um sistema que os resolva eficazmente, de modo a evitar taxas, multas e um serviço de apoio ao cliente de qualidade inferior. A parceria com Trustly pode ajudá-lo a evitar estas situações através das nossas soluções Open Banking . A nossa conetividade com mais de 12.000 bancos garante-lhe a obtenção de informações de conta verificadas, um processamento de transacções simplificado e uma forte prevenção de fraudes.

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